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excel中的倒计时提醒

科技 2022-08-06 18:16:18
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平时工作或学习中总有许多事情需要提醒,比如参加高考的日子、女友的生日、每周例会等。我们可以利用Excel的函数制作实用的智能提醒器,就不用担心忽略这些重要的日子了。

每周例会轻松提醒

公司规定每个月的最后一个周五召开例会,作为行政前台的小王在这个时间都要通知大家参加会议。

首先启动Excel,然后在A2~A13单元格中依次填充输入“2020-1-1”到“2020-12-1”日期,在B2单元格中输入公式“=EOMONTH(A2,0)-MOD(WEEKDAY(EOMONTH(A2,0))+1,7)”,下拉后就可以得到2020年所有月份最后一个周五的时间了(图1)。

小提示:上述公式以A2单元格的日期作为基准,使用EOMONTH(A2,0)求本月最后一天,用WEEKDAY返回周五的数值和使用MOD函数取余数,再用使用这两个值相减得到最后一个周五的日期。

图1获取2020年所有月份最后一个周五时间

继续在C2单元格中输入公式“=DATE(YEAR(NOW()),MONTH(NOW())+1,0)-MOD(WEEKDAY(DATE(YEAR(NOW()),MONTH(NOW())+1,0),16),7)”,在D2中输入“=TODAY()”,在E2中输入“=IF(C2=D2,"注意:今天通知开会","")”,表示如果开会时间是今天,那么就显示“注意:今天通知开会”字样。

小提示:上述公式使用DATE嵌套YEAR、NOW、MONTH函数求取本月最后一天,同上用WEEKDAY返回周五的数值和使用MOD函数取余数,再用使用这两个值相减得到最后一个周五的日期。因为这里使用了NOW函数,它会在每次打开后自动根据当前月份更改显示数值。

最后选中E2单元格,点击“开始→条件格式→突出显示单元格规则→为包含以下文本的单元格设置格式”,在打开的窗口包含文本中输入“注意:今天通知开会”,设置为“浅红色填充”(图2)。

图2条件格式设置

这样只要小王每天打开这个文档,提醒时间就会自动更新,每次到了开会时间都会自动进行醒目的提醒(图3)。

另外,这里的智能提醒主要是C2、D2、E2函数,所以大家也可以将这个函数粘贴在每天都必须要打开的文档中,比如公司员工考勤表等文件的最上方,就可以在查看考勤文件的时候进行提醒,而不用担心遗忘了。

图3智能提醒

重要日子倒计时提醒

为了迎接一些重要的日子,我们经常使用倒计时的方法来进行提示。比如某公司生产线要在2020年4月1号正式投产,现在需要在公司大屏幕上显示一个倒计时提示。对于这类倒计时提示,借助Excel的日期计算函数即可完成。

首先在A2单元格中输入正式投产日期,接着在L17单元格中(可以任选,这里方便居中展示)输入公式“=IF(A2=TODAY(),"今天正式投产!","距离正式投产还有"&A2-TODAY()&"天")”,这样即可在此显示倒计时提示文字(图4)。

小提示:上述公式使用A2单元格中的内容和今天日期相减作为倒计时天数,然后使用“&”将对应的文字相连。最后使用IF进行判断,如果投产日期和当天一致,那么显示“今天正式投产!”,否则显示实际的倒计时天数。

图4数据设置

为了方便在大屏幕上展示,可以右击A列选择“隐藏”,点击菜单栏中的“视图→去除网格线的勾选”,并将功能区自动隐藏起来,设置合适的字号和字体,将其输出到大屏幕显示即可。因为这里使用了TODAY函数,所以每天打开文档后都会自动计算倒计时天数(图5)。

图5倒计时展示

如果需要精确倒计时显示到时、分、秒,那么A2单元格的日期格式要设置为“2020/4/19:00:00”。同上在L17单元格中输入公式“="距离正式投产还有"&INT(A2-NOW())&"天"&TEXT(A2-NOW()-INT(A2-NOW()),"h时m分s秒"),这样会显示精确的倒计时文字(图6)。

小提示:上述以式使用了“A2-NOW()”的差值作为倒计时显示,完成日期的相减后再使用INT函数取整,这样就会显示天、时、分,秒,最后使用“&”连接相应的字符。

图6显示精确倒计时

不过NOW函数无法在Excel中自动刷新显示,为了可以一直显示倒计时的时间,需要借助VBA脚本来实现。按住Alt+F11键打开VB编辑窗口,新建一个脚本代码如下(图7):

Subaa()

ActiveSheet.Calculate

Application.OnTimeNow+TimeValue("00:00:01"),"aa"

EndSub

图7代码设置

返回Excel窗口,将文件保存为“Excel启用宏的工作簿”。同上取消网格线和功能区自动隐藏,再次打开文件后点击“开发工具→宏→运行名为aa宏”,这个倒计时就会自动刷新显示了(图8)。

图8精确倒计时显示效果

the end
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